Organisation et responsabilités
Relations contractuelles
Points d'attention
Relations contractuelles entreprise - client
1. Devis
- Le devis est un état détaillé des travaux à réaliser. Il indique le prix des équipements ou des matériaux, le cas échéant, la quantité et la qualité des matériaux, le prix de la main-d'œuvre, la TVA, la date de début et la durée estimée des travaux, la période de validité de l'offre et éventuellement les conditions de révision de prix.
- L'établissement du devis peut être payant. Dans ce cas, le professionnel doit informer le client du prix à payer préalablement à l'établissement du devis.
- Le devis doit comporter la mention manuscrite : « Devis reçu avant l'exécution des travaux », suivie de la date et de la signature du client. Il est rédigé en double exemplaire, tous deux signés par les deux parties, un exemplaire étant remis à chacune d'elles.
Attention : ne pas oublier de faire signer le devis par le client, cette signature vaut engagement.
2. Présence de réserves pour imprévus provenant du bâti
Elles ne peuvent concerner que certains points du devis. Ces points doivent être précis et limités. Ils ne peuvent en aucun cas vider le devis de son contenu. Toute réserve doit être écrite sur le devis.
3. Marché de travaux
Si les petites entreprises utilisent le plus fréquemment le devis comme document contractuel, il convient de signer un marché de travaux lorsque les travaux sont importants (défini par la norme NF P 03 001).
4. Avenant
Si le client demande des modifications ou des travaux supplémentaires, ou si un aléa est découvert sur le chantier, établir un avenant précis et le faire signer par le client.
Attention : cet avenant ne doit pas changer l'équilibre du projet initial.
5. PV de réception
C'est une étape clef, obligatoire, qui marque le point de départ de la mise en jeu possible des responsabilités et des garanties, même s'il comprend des réserves.
Un PV doit être établi et signé par les deux parties.
Au moment de la réception, remettre au client différents documents : fiche indiquant les conseils d'entretien adaptés aux travaux réalisés (l'entreprise doit garder un double de ce document portant signature du client attestant de sa remise), dossier des ouvrages exécutés, notes de calcul éventuelles, etc.
6. Facturation
La facture conforme au devis et tenant compte des avenants est établie en deux exemplaires.
Elle doit comporter les mentions obligatoires suivantes : identité et raison sociale de l'entreprise, date, lieu et nature des travaux, décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation et produits, montant des acomptes déjà payés, montants HT et TVA, date de règlement.
Relations contractuelles entre entreprises
1. Si une partie des travaux est confiée à une autre entreprise qui est alors sous-traitante, il faut :
- signer un contrat de sous-traitance (se procurer un modèle auprès des organisations professionnelles) ;
- présenter le sous-traitant au client pour qu'il l'accepte ;
- recueillir l'agrément des conditions de paiement du sous-traitant par le client (caution bancaire ou paiement direct par le client).
Attention :
- demander au sous-traitant ses attestations fiscales et sociales (risque de solidarité financière sur les dettes sociales), ses références chantier et ses qualifications éventuelles ;
- prévoir dans le contrat de sous-traitance que le sous-traitant soit assuré en responsabilité civile et pour les désordres de nature décennale concernant les activités du chantier.
2. L'entreprise intervient dans le cadre d'un groupement ce qui permet de faire une offre globale souvent demandée par les clients :
- signer une convention de groupement momentané pour la durée du chantier. Ce document est constitué de conditions générales et de conditions. particulières qui définissent les modalités d'exécution du marché, les droits et les obligations des entreprises groupées, ce qui est utile en cas de litige (se procurer un modèle de convention de GME auprès des organisations professionnelles) ;
- désigner un mandataire commun interlocuteur unique du client et coordonnateur des travaux.
Attention : si plusieurs entreprises s'entendent pour réaliser les travaux sans pour autant signer de convention de groupement entre elles, celle qui prend la tête du groupe pour coordonner les travaux et gérer les relations avec le client, devient pilote et coordonnateur des travaux ; elle encourt de ce fait une responsabilité spécifique au-delà des travaux qu'elle s'est engagée à réaliser.